¿Qué es Gestión de tesorería y para qué sirve?

La gestión de tesorería, también conocida como administración de efectivo o gestión de liquidez, es la administración de los flujos de efectivo y recursos financieros disponibles de una empresa. Esta tarea abarca la planificación, coordinación, supervisión y manejo de dichos recursos para garantizar que la empresa siempre cuente con los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones y/o compromisos financieros, además de aprovechar oportunidades de crecimiento.

Una gestión de tesorería bien ejecutada también permitirá a los administradores de las empresas identificar a tiempo problemas de liquidez, permitiendo tomar medidas correctivas y dotarse de herramientas para anticipar su surgimiento y tomar decisiones financieras mejor informadas.

La gestión de tesorería busca asegurar que la empresa maneje sus recursos financieros de forma eficiente y eficaz; sus principales objetivos son:

Maximizar el Rendimiento del Efectivo

Las empresas deben invertir sus excedentes de efectivo de manera segura y rentable para mejorar su liquidez. Para ello se suelen considerar opciones de inversión que ofrezcan un buen equilibrio entre riesgo y retorno de inversión.

Minimizar el Costo de Capital

Reducir los costos del financiamiento que recibe la empresa es clave para aumentar su rentabilidad. Para ello, la empresa necesita evaluar sus fuentes de financiamiento disponibles y muchas veces también se requiere de negociaciones de tasas de interés o condiciones de pago con instituciones financieras, o con proveedores y acreedores.

Administrar Eficientemente el Riesgo Financiero

Las empresas también deben identificar, evaluar y mitigar los riesgos relacionados con los movimientos de efectivo para proteger sus activos contra potenciales pérdidas causadas por fluctuaciones en tasas de interés, tipos de cambio y otras variables económicas.

La gestión de tesorería implica actividades operativas necesarias para manejar eficazmente los recursos financieros de la empresa. Estas incluyen:

Monitoreo de las Finanzas de la Empresa

La gestión de tesorería permite supervisar y analizar las entradas y salidas de la empresa para mantener un control preciso de su salud financiera.

Planificación de Recursos

También facilita el análisis financiero para identificar déficits o excedentes de efectivo, y planificar la administración de recursos basándose en los hallazgos de dicho análisis.

Optimización de Recursos Financieros

Una gestión de tesorería eficiente permite, entre muchos otros beneficios, implementar estrategias de ahorro de costos, optimizar el flujo de caja y el capital de trabajo, y mejorar la gestión de cuentas por cobrar y por pagar. También promueve la inversión de las reservas de efectivo en instrumentos rentables para maximizar los beneficios, asegurando un buen uso del efectivo ocioso.

Cada empresa gestiona su tesorería de forma diferente y esto se debe a que el proceso puede variar dependiendo del tamaño de la empresa, el sector o industria en que opera, la complejidad de sus operaciones, y sus políticas o procesos internos. No obstante, a pesar de la gran diversidad que puede haber entre compañías, existen cuatro grupos de actividades que constituyen la base de la gestión de tesorería en la mayoría de las empresas:

1. Planificación:

La planificación es el primer paso de una buena gestión de tesorería y consiste en desarrollar estrategias y planes financieros a corto y largo plazo. Algunas de las tareas específicas que abarca esta labor son:

Elaboración de Presupuestos

Se trata de generar un plan detallado que proyecta ingresos y gastos, identifica necesidades financieras y determina los recursos disponibles. Siempre es recomendable realizar revisiones periódicas de dicho plan para garantizar que siga siendo relevante y adecuado al contexto de la empresa.

Desarrollo de Previsiones y Proyecciones Financieras

Consiste en elaborar análisis financieros para anticipar ingresos y gastos, y evaluar si se contará con los recursos suficientes para cubrir las operaciones de la empresa. Las previsiones analizan el corto plazo, basándose en datos actuales y pasados. Las proyecciones planifican a largo plazo basándose en supuestos y escenarios.

Identificación de Necesidades Financieras

Implica mapear las necesidades de dinero de la empresa para prever situaciones que requieran recursos adicionales, ya sea para crecimiento, expansión o para enfrentar periodos de malos resultados.

2. Coordinación

La coordinación garantiza que todas las actividades financieras de una empresa estén sincronizadas y operen de manera coherente. Después de planear, es necesario que los miembros de la empresa colaboren para alcanzar los objetivos financieros. Este paso incluye:

Coordinación de Procesos Financieros

Se trata de alinear todas las actividades financieras con los objetivos de la empresa, evitando la duplicación de esfuerzos y maximizando el uso de los recursos. Por ejemplo, coordinar los objetivos financieros de los departamentos de finanzas, compras y ventas puede prevenir ineficiencias y mejorar la rentabilidad.

Desarrollo e Implementación de Políticas

Establecer políticas y procedimientos claros es clave para mantener una estructura financiera sólida y profesional. Esto abarca la creación de manuales de procedimientos, la implementación de sistemas de control y la capacitación del equipo para aprovecharlos. También es importante revisar y actualizar estas políticas periódicamente.

Integración de Sistemas

Integrar sistemas financieros y tecnológicos para que funcionen de manera sincronizada mejora significativamente la eficiencia operativa. La unión de estos sistemas mejora la precisión de los datos financieros, reduce el tiempo en tareas manuales y facilita la toma de decisiones financieras.

3. Supervisión

Es el proceso continuo de monitorear y controlar los flujos de efectivo y los recursos financieros de la empresa. Este proceso incluye varias actividades importantes de control interno, entre las que destacan:

La Revisión de Informes Financieros:

Se analiza de forma regular los informes financieros de la empresa para evaluar su salud financiera, identificar tendencias, posibles problemas de liquidez y tomar decisiones informadas para procurar la estabilidad y el crecimiento del negocio.

Seguimiento de Transacciones

Es el monitoreo de las transacciones financieras de la empresa para asegurar su precisión y detectar irregularidades o fraudes de manera oportuna. Incluye verificar las entradas y salidas de efectivo, la conciliación de cuentas y revisar la contabilidad de la empresa.

4. Manejo

El manejo se refiere a la administración activa de los recursos financieros e incluye varias tareas importantes:

Gestión de caja y bancos

Se trata de la administración del efectivo disponible y las cuentas bancarias de la empresa para asegurar que la empresa siempre cuente con suficiente efectivo para cubrir las necesidades operativas y de inversión.

Operaciones de pago

Son las actividades para garantizar que todos los pagos a proveedores, acreedores y empleados se realicen de manera oportuna y eficiente. Esto asegura el buen funcionamiento y la reputación financiera de la empresa.

Gestión de Inversiones

Es la administración de las inversiones de la empresa para cumplir con el objetivo de maximizar rendimientos.

La gestión de tesorería es una actividad crítica para la salud financiera de cualquier empresa. Sin embargo, estas suelen enfrentarse a varias dificultades que pueden complicarla. A continuación, exploramos las principales:

Falta de Liquidez

Esto ocurre cuando una empresa no puede cumplir con sus obligaciones financieras inmediatas a causa de no contar con el efectivo suficiente.

Causas: La falta de liquidez puede atribuirse a una mala planificación financiera, una gestión ineficiente de los flujos de efectivo o a situaciones imprevistas que afectan la liquidez de la empresa.

Volatilidad

Los cambios bruscos en los mercados pueden afectar la gestión de tesorería al alterar el valor de los activos y pasivos, influyendo en la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras.

Consecuencias: La volatilidad puede llevar a pérdidas inesperadas y a una inestabilidad financiera que complique las operaciones diarias de la empresa.

Ineficiencia en la Gestión de Cobros y Pagos

Los retrasos en los cobros de clientes, políticas de crédito flexibles o problemas en la gestión de cuentas por pagar pueden afectar negativamente la gestión de tesorería.

Riesgos Operativos y de Fraude

Errores en los procesos de tesorería, fraudes internos o externos, y fallos en los sistemas de información, representan una amenaza para la gestión eficiente de tesorería.

Uno de los enfoques más eficientes para gestionar la tesorería de una empresa es aprovechando los beneficios de herramientas tecnológicas especializadas, como la Solución de Gestión de Tesorería de Prometeo, estas herramientas simplifican el trabajo ayudan a tomar mejores decisiones financieras al automatizar tareas y combinar datos en tiempo real. Algunas de las ventajas de este enfoque incluyen:

Automatización de la Recopilación de Datos

La automatización reduce los errores humanos y acelera el proceso, permitiendo una gestión más ágil y precisa de los flujos de efectivo. Al eliminar tareas manuales repetitivas, el equipo financiero puede centrarse en el análisis y ejecución de estrategias financieras más complejas.

Monitoreo en tiempo real

Facilita la toma de decisiones informadas sobre la liquidez y el flujo de efectivo. Proporcionando una visión clara y actualizada de la situación financiera de la empresa, permitiendo responder rápidamente a cambios y oportunidades del mercado.

Integración con Múltiples Sistemas Bancarios

La integración con múltiples bancos permite a los equipos de finanzas tener una visión integral de todas las cuentas bancarias de la empresa. Esto mejora significativamente la eficiencia operativa, optimiza el uso de recursos y reduce el riesgo de errores. Además, facilita la reconciliación bancaria, agiliza los procesos de pago y cobro, y proporciona una mejor capacidad para gestionar la liquidez y prever necesidades financieras futuras.

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